Občanský zákoník neobsahuje ustanovení, které by nařizovalo sepsat při předání bytu protokol. To ale neznamená, že je nepovinný v praktickém slova smyslu — bez něj se prakticky nedá unést důkazní břemeno v žádném z typických sporů o nájem.
Tento přehled je psaný z pohledu pronajímatele, ale platí zrcadlově i pro nájemce. Obě strany mají na kvalitním protokolu stejný zájem.
Identifikace stran a předmětu
Zní to banálně, přesto právě tady vzniká nejvíc formálních chyb. Protokol musí být jednoznačně přiřaditelný ke konkrétní smlouvě a konkrétní jednotce.
- Jméno a příjmení, případně obchodní firma a IČO obou stran
- Adresa trvalého pobytu nebo sídla
- Přesná adresa bytu včetně čísla jednotky a patra
- Odkaz na nájemní smlouvu — datum uzavření, případně číslo
- Datum a hodina předání
Hodinu předání podceňujte jen tehdy, pokud si jste jistí, že se v den předání nic dalšího neděje. U předání mezi dvěma nájemci v jeden den rozhoduje právě čas.
Stavy měřidel
U každého měřidla zapisujte tři údaje: typ, výrobní číslo a stav. Samotné číslo bez identifikace měřidla je při reklamaci vyúčtování k ničemu.
Elektroměr
U dvoutarifních měřidel zapisujte obě sazby zvlášť (VT i NT). Vyfoťte displej tak, aby bylo čitelné výrobní číslo i stav.
Vodoměry
V bytě bývají dva — studená a teplá voda. Zapište oba a nezaměňte je; při rozúčtování je teplá voda výrazně dražší.
Plynoměr
Pokud je byt vytápěn plynem, patří sem i typ kotle a datum poslední revize.
Popis stavu jednotlivých místností
Toto je jádro dokumentu. Obecné formulace nemají důkazní hodnotu žádnou. Věta „byt je ve stavu odpovídajícím jeho stáří" neřekne za dva roky nikomu nic.
Pravidlo z praxe: popis je dost konkrétní tehdy, když podle něj dokáže třetí osoba, která byt nikdy neviděla, poznat, o kterou vadu jde a jak je velká.
Procházejte místnost po místnosti a u každé si všímejte podlahy, stěn, stropu, oken, dveří a instalací. U zjištěných závad uveďte umístění, rozsah a povahu.
Vybavení a zařizovací předměty
Pokud pronajímáte zařízený byt, patří do protokolu soupis vybavení. U hodnotnějších kusů uveďte typ a výrobní číslo — u spotřebičů to bývá rozhodující pro posouzení, zda šlo o běžné opotřebení, nebo o poškození.
Klíče a přístupy
Zapište počet předaných klíčů ke každému zámku zvlášť, včetně klíčů od schránky, sklepa, garáže a společných prostor. Nezapomeňte na čipy a dálkové ovladače k bráně.
U kódů k alarmu a přístupům do chytré domácnosti zaznamenejte, že byly předány — ale samotné kódy do protokolu nepište. Dokument koluje mezi lidmi a bývá skenován.
Vady a nedodělky
Ke každé položce uveďte místo, popis, termín odstranění a odpovědnou osobu. Bez termínu je zápis vady jen konstatováním; s termínem je z něj závazek.
Fotodokumentace
Fotografie je v tomto typu sporů nejsilnější důkaz, protože nese metadata s časem pořízení. Foťte systematicky — celek místnosti a pak detail každé závady.
Ideální je, když jsou fotografie přímou součástí protokolu, nikoliv samostatnou přílohou v telefonu. Samostatné fotky se ztrácejí a jejich vazba na dokument se špatně prokazuje.
Prohlášení stran a podpisy
Závěrečné prohlášení by mělo obsahovat, že strany byt prohlédly, souhlasí s popsaným stavem a přebírají jej v uvedeném stavu. Následují podpisy obou stran.
Protokol podepsaný jen jednou stranou má výrazně nižší váhu — vypovídá o tom, co si myslel jeden účastník, nikoliv na čem se strany shodly.
Čeho se vyvarovat
- Předvyplněné formuláře bez úprav. Pokud protokol uvádí položky, které v bytě nejsou, snižuje to důvěryhodnost celého dokumentu.
- Souhrnná hodnocení místo popisu. „Vše v pořádku" je horší než prázdné pole — vytváří zdání kontroly, která neproběhla.
- Zpětné dopisování. Doplňky po podpisu musí odsouhlasit obě strany, jinak dokument znehodnocují.
